【シゴトを知ろう】秘書・受付 ~番外編~

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【シゴトを知ろう】秘書・受付 ~番外編~

2017.07.25

提供元:マイナビ進学編集部

【シゴトを知ろう】秘書・受付 ~番外編~

企業の経営者や役員などが業務を遂行するため、さまざまなサポートを行う秘書のお仕事。担当する上司の代理として社外の人に接することも多いため、細かい気配りが必要とされそうです。仕事上で気をつけていることなどを、「あいおいニッセイ同和損害保険株式会社」で役員秘書を務める針生知子さんに伺いました。

この記事をまとめると

  • 同業他社の秘書との交流会があり、いろいろな情報交換をしている
  • 急な来客に備えて“置きジャケット”は3着
  • 休日はデパ地下で手土産チェック。都内の手土産情報に詳しくなった

ビジネスマナーや部署ごとの専門用語など、初めは戸惑うことも

――秘書の仕事をされてから、事前のイメージとのギャップはありましたか?

秘書が一緒に仕事をする役員は、会社全体を見る立場にある方です。でも私は秘書に異動になるまでは経理部門で働いていて、社内の他の部署が何をしているかをきちんと理解できていませんでした。初めは部署ごとで使われている用語の意味も分からず、周りの人に教わりながら覚えていきました。
あとはビジネスマナーの総復習をしました。社会人になって一般的なマナーは知っていると思っていても、ドアの開け方や座る位置など細かい部分は忘れてしまっているんです。基本が身についていなければ何もできないと思って、まずマナー本を読み込みました。


――同業者の横のつながりはありますか?

同じ損害保険業界の秘書の方々と年に数回交流会があり、情報交換をしながらいろいろな話をしています。会社の年賀状をどうしているか、役員へのお茶出しをするかなど、普段の業務に関する話がほとんどですね。当社では秘書は役員ごとの担当制ですが、1人の秘書が複数人の役員を担当している会社もあります。会社の規模や文化によっても秘書の業務は異なるので、お互い参考にしています。

基本はスカートスタイル。自然とベーシックな服装を選ぶように

――お仕事上、服装などで気をつけていることはありますか?

服装のルールはありませんが、自然と黒や紺、ベージュ、グレーなどのベーシックな服を選ぶようになりました。靴も、社内にいる時は基本的に黒っぽいパンプスを履いています。急にお客様がお見えになることもあるので、“置きジャケット”は必須です。私は黒、ベージュ、グレーの3着を置いていますが、秘書室の他の人たちも、黒のジャケットは必ずオフィスに常備していると思います。
また女性はスカートスタイルが多く、私も仕事中はほぼスカートです。パンツスタイルが禁止されている訳ではないものの、どうしてもカジュアルな印象になってしまうので。パンツでの出社はお盆の時期など、担当役員も休みで来客も絶対にないと分かっている日くらいですね。


――ストレスの解消法を教えてください

私の場合は旅行です。近場を中心によく旅行をするのですが、「1カ月後に旅行の予定がある」と思うと仕事にも力が入ります(笑)。部署内にはスポーツを楽しんでいる人もいます。気分転換のためにも趣味は大切ですよね。ただ、担当する役員によって退社時間がバラバラなので、平日終業後の習い事は難しいかもしれません。

文書作成にはマニュアルだけでない工夫も必要

――秘書の仕事に必要だと思うスキルは?

お礼状や案内状などの文書を作成するのも秘書の仕事の一つ。そういう意味では、文章力が求められる仕事だといえるかもしれません。お礼状も、本を見れば例文がたくさん載っていますが、宛名だけを入れ替えた定型文では相手に気持ちを伝えることはできません。いろいろ工夫して文章を作るものの、担当の役員にサインをもらいに行くと、ご自身の言葉に直されることがよくあるんです。できるだけ書き直しのないように言葉の引き出しを増やしていきたいのですが、そこはまだまだ勉強ですね。


――お仕事にまつわる「あるある」エピソードはありますか?

普段から、ニュースなど世の中の動きはこまめにチェックするようにしています。特に当社は損害保険会社なので、地震や火災などのニュースはとても気になります。
また、都内の手土産情報には詳しくなったかもしれません。会社周辺で購入できるものには限りがあるので、休日に出掛けた際にはデパ地下などを見て回るようにしています。新しいお店を見つけると立ち寄って、どんな商品か、東京以外にも店舗があるのかなどを、ついチェックしてしまいます。インターネットの口コミ情報などもよく見ますね。



秘書の日々の業務は、担当する上司のタイプや働く職場などによっても変わってくるそうです。人対人の仕事だからこそ、周りへの気配りや柔軟な対応が求められるのかもしれません。「秘書は黒子」という言葉通り、経営陣が業務を進める上で欠かせない“縁の下の力持ち”だといえますね。


【profile】あいおいニッセイ同和損害保険株式会社 経営企画部 秘書室 針生知子
http://www.aioinissaydowa.co.jp

この記事のテーマ
ビジネス・経営」を解説

法律などの専門知識を学び、文書作成などの技能を磨くほか、資格取得や検定合格を目指すカリキュラムもあります。小売業や不動産売買、経営コンサルタントや税理士など、各ビジネス分野におけるスペシャリストも育成します。国家試験の合格が求められる高度な資格を必要とする仕事もありますが、専門学校の中には受験指導に実績を誇る学校もあります。

「ビジネス・経営」について詳しく見る

この記事で取り上げた
「秘書・受付」
はこんな仕事です

上司が職務に集中できるように、事務や雑務などを引き受ける仕事だ。上司のスケジュール管理から文書作成、メールや郵便物の確認、社内外の連絡・電話対応まで多岐にわたる。上司が求めることを臨機応変に対処していく秘書は、主に企業の経営者や役員、政治家、病院の院長など、上位の役職者につくことが多い。また、受付は企業で来客対応・案内をする仕事。来訪者に真っ先に対応するため、受付の印象がそのまま企業の印象となりうることも。身なりやマナー、言葉遣い、心配り、機転が利くことが何よりも重要である。

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