【シゴトを知ろう】秘書・受付 編

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【シゴトを知ろう】秘書・受付 編

2017.07.25

提供元:マイナビ進学編集部

【シゴトを知ろう】秘書・受付 編

企業の経営者や役員、政治家などをサポートする秘書のお仕事。テキパキといろいろなことを取り仕切るイメージはあっても、「具体的な仕事内容はあまりピンとこない」という人も多いかもしれません。経営者や役員を専任で担当する個人秘書、チームで経営陣をサポートするグループ秘書など、秘書業務にもさまざまなスタイルがあります。今回は「あいおいニッセイ同和損害保険株式会社」で役員秘書を務める針生知子さんにお話を伺いました。

この記事をまとめると

  • 社長や役員が業務を遂行するためのサポートをする仕事
  • 高校時代に茶道部で身につけた所作が、現在の仕事に役立っている
  • 機密事項に触れることも多い秘書の仕事は口の堅さが求められる

アポイントの重要度を見極めながらスケジュール調整

Q1. 仕事概要と一日のスケジュールを教えてください

私たち秘書の役割は、社長や役員といった会社のトップが業務を遂行するためのサポートを行うことです。当社の場合は役員それぞれに専任の秘書がつく形をとっており、私は副会長の担当秘書を務めています。主な業務は、上司である担当役員のスケジュール管理です。面談や会食、打ち合わせなど、役員には社内外からさまざまなアポイントの依頼があり、それらの優先順位を判断しながらスケジュール調整をしていきます。また案内状やお礼状などの文書の作成、手土産の手配、名刺のデータ管理なども行っています。
会社によっては秘書が受付業務を兼ねる場合もあると思いますが、当社の場合は秘書業務のみ。ただ来客時などはお出迎えをすることもあります。

<一日のスケジュール>
8:20 出社
8:30 役員室のセッティング、メールチェック
9:00 担当役員出社、1日のスケジュール確認、業務の指示を受ける
午前中 電話、スケジュール調整、各種手配など指示に沿って業務を進める
12:00 昼食、外出時に手土産を購入することも
13:00 メールチェック
午後 文書作成、ファイリング、データ管理など
18:00 担当役員の外出を見送る、役員室の片付け、翌日のスケジュール確認
18:30 退社


Q2. 仕事の楽しさ・やりがいは何ですか?

一番うれしいのは、担当する役員から直接「ありがとう」という言葉をもらった時です。秘書の仕事は上司のサポートであり、滞りなく業務を進めるのは当然のことです。でも何かの折に「ありがとう」と言ってもらえると、「やってよかった」「もっと頑張ろう」と励みになります。
また社長や役員は多忙なため、社内のアポイント調整をするのも大変です。打ち合わせなどの依頼に対して、上司のスケジュールをやりくりして時間を作ることができた時、社内の方々から「ありがとう」と感謝してもらえると「役に立てた」ととてもうれしく思います。


Q3. 仕事で大変なこと・つらいと感じることはありますか?

社長や役員といった役職の高い方々に依頼のあるアポイントは、どれも大切な案件ばかりです。その中で重要性や緊急性がより高いものを見極め、優先順位をつけていかなければいけません。関連部署とも相談しながらスケジュールを調整するのですが、その判断は非常に難しいですね。

全く畑違いの部署から、人事異動で秘書室に

Q4. どのようなきっかけ・経緯でその仕事に就きましたか?

入社後、経理部の運用管理室という部署を経て、人事異動で秘書室に配属になりました。前の部署では数値管理がメインで、秘書とは全く違う業務内容。もともと秘書を志望していた訳でもなかったので、初めはすごく戸惑いました。特に秘書になって最初の1年は分からないことだらけで、担当した役員の方々に教えていただいたこともたくさんありました。でも日々の経験が学びとなり、徐々に仕事の面白さが分かるようになりました。


Q5. 大学では何を学びましたか?

短期大学に進学しましたが、当時はあまり将来の仕事について具体的に考えていませんでした。就職活動では当社のような損害保険会社をはじめ、銀行や証券会社などの金融業界を志望していました。何となく堅実なイメージがあったんです(笑)。


Q6. 高校生のときに経験したことが、現在の仕事につながっていると感じることはありますか?

高校時代は茶道部に所属していました。そこで教わった中に、千利休による茶道の心得をまとめた「利休百首」というものがあります。例えば「軽いものでも、重いものを持つように丁寧に扱う」「重いものは軽いものを扱うように持つ」「ものを置く時には名残惜しむようにそっと置く」といったことを教わりました。当時身につけた所作や作法は、現在の仕事にも役立っていると思います。
茶道は高校卒業後も稽古に通い、社会人になってからも会社の茶道部で活動していました。現在は少しブランクが空いていますが、初めの先生に厳しく教えていただいたこともあって、基礎的な所作は体が覚えているようです。

秘書は“黒子”。時に忍耐強さも求められる仕事

Q7. どういう人が秘書に向いていると思いますか?

秘書は仕事上、社外秘や機密事項とされる重要な情報に触れる機会が多くなります。ですから口が堅いことは基本中の基本です。明るく元気な人柄も大切なことですが、お喋り好きが高じていろいろなことを話してしまうようではダメですね。
また、よく「秘書は黒子(くろこ)」と言われるように、この仕事は表舞台に立つ人をサポートすることが務めです。時には、一生懸命頑張っても周りにあまり理解されないこともあります。そういった“黒子”の役割を理解できる、忍耐強さが必要な仕事かもしれません。「自分をアピールしたい」というよりも、人のサポートに徹することができるタイプの方が向いているのではないでしょうか。


Q8. 高校生に向けたメッセージをお願いします

皆さんが将来会社に就職した時、希望する部署に配属されないケースも多いと思います。また希望していた職種に就いたとしても、実際に働いてみるとイメージと違う部分もあるかもしれません。私も人事異動で秘書の仕事に就き、当初は「自分には向いていないのではないか」と考えたこともありました。でもどんな仕事でも、やってみないと分からないやりがいや面白さがたくさんあります。「嫌だな」「どうしよう」と思う前に、何事もまずやってみると、経験から多くのことを学べるのではないでしょうか。
また、秘書の仕事は個人プレーというイメージを持つ方もいるかもしれませんが、社内の関係部署や秘書室内で連携を取りながら業務を進めることもよくあります。仕事というのは周りの協力無しでは進まないものです。高校生の皆さんも、周りの人への感謝の気持ちを、常に忘れないでいてほしいと思います。



針生さんは学生時代、将来自分が秘書の仕事に就くとは全く想像していなかったそう。でも高校時代から続けていた茶道で学んだことが、現在の仕事にもつながっていると言います。美しい所作や正しい言葉遣いなどは、秘書に限らずどんな仕事でも大切なことです。高校生の皆さんも、普段から礼儀やマナーを意識してみると、将来に役立つかもしれませんね。


【profile】あいおいニッセイ同和損害保険株式会社 経営企画部 秘書室 針生知子
http://www.aioinissaydowa.co.jp

この記事のテーマ
ビジネス・経営」を解説

法律などの専門知識を学び、文書作成などの技能を磨くほか、資格取得や検定合格を目指すカリキュラムもあります。小売業や不動産売買、経営コンサルタントや税理士など、各ビジネス分野におけるスペシャリストも育成します。国家試験の合格が求められる高度な資格を必要とする仕事もありますが、専門学校の中には受験指導に実績を誇る学校もあります。

「ビジネス・経営」について詳しく見る

この記事で取り上げた
「秘書・受付」
はこんな仕事です

上司が職務に集中できるように、事務や雑務などを引き受ける仕事だ。上司のスケジュール管理から文書作成、メールや郵便物の確認、社内外の連絡・電話対応まで多岐にわたる。上司が求めることを臨機応変に対処していく秘書は、主に企業の経営者や役員、政治家、病院の院長など、上位の役職者につくことが多い。また、受付は企業で来客対応・案内をする仕事。来訪者に真っ先に対応するため、受付の印象がそのまま企業の印象となりうることも。身なりやマナー、言葉遣い、心配り、機転が利くことが何よりも重要である。

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