【シゴトを知ろう】国際会議コーディネーター ~番外編~

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【シゴトを知ろう】国際会議コーディネーター ~番外編~

2017.05.17

提供元:マイナビ進学編集部

【シゴトを知ろう】国際会議コーディネーター ~番外編~

文化や言葉の異なるさまざまな国の方とコミュニケーションを取りながら、国際会議やシンポジウム、それに伴うパーティーなどの準備や運営をしている荷宮さん。海外の方との接し方、仕事上での成功と失敗、そして海外からのお客さまに喜んでいただける鉄板ネタなど、国際会議コーディネーターという仕事ならではのさまざまなお話を伺いました。

この記事をまとめると

  • この仕事で重要なのは、英語力よりもコミュニケーション力
  • 会議をコーディネートする上では安全管理が重要
  • 英語をより深く理解するため、日本語をしっかり勉強することも大事

語学力よりも相手を理解しようという気持ちの方が大事

――このお仕事をする際、やはり英語が話せることは必須なのでしょうか?

そうですね。でも、英語力よりもコミュニケーション力の方が重要だと思います。いくらTOEIC満点とか語学力が高くても、「お客さまが何を伝えたいのか?」 を感じ取ることができないと、この仕事はなかなか難しいと思います。だから、語学力よりも理解しようとする気持ちの方が大事で、理解しようという気持ちがある人は、最初はあまり英語ができなくても自然とどんどん伸びていきます。日本人にはそういうことが苦手な人が多いですが、あまり気にせずに図々しく話すくらいの方が向いていると思います。


――荷宮さん自身は元々、サービス精神が旺盛な方だったんですか?

そうだと思います。ただ、この会社に入って葛藤する部分もあって、企業を相手に仕事をするとき、私はサービス精神で何でもしてあげたいと思うんですが、そうすると先方がこちらに甘えすぎてしまい、仕事が円滑に進まないこともあるんです。やはりそこはビジネスなので、何でもしすぎるのもよくないということを学びました。もちろんサービス精神やホスピタリティも重要なのですが、会社に利益も残らなければいけないので、会社にも貢献できて、お客さまの役にも立ち、みんながハッピーになれる方法を見出すことも楽しいです。

安全管理のために人が移動する流れをシミュレーションする

――会議をコーディネートする上で大切なことは何ですか?
いろいろありますが、まずは安全管理が大切ですね。参加者が数千人数万人という大型会議では、講演会の終了後に何百人が一斉に移動し始めるので、人が移動する流れにも気を遣うので、事前にシミュレーションをしておくことが必要です。
スタッフが階段やエスカレーターなどで適切に誘導を行っても、参加人数が多いと、移動にどうしても時間がかかり、参加者をお待たせしてしまうことがあります。私が担当した国際会議で、そのような移動の際、獅子舞に誘導をしてもらったり、舞子やよさこい踊りのパフォーマンスで場を盛り上げるなど、待ち時間も楽しんでもらう工夫を行ったことがあります。参加者には、とても喜んでもらえて、中には音楽にあわせて踊りだす人もいましたよ。


――パーティーのプランニングで、「これは喜んでもらえた」と手応えを感じた思い出はありますか?

国際弁護士の会議が行われたときに、会議後のパーティーを仕切ったときですね。10~100人くらいの団体が都内20件くらいのお店に分かれて5日間、合計100弱くらいのパーティーを行いました。そのお店の予約から、食事のメニューもさまざまな国の方の好みや制限を伝えて決めたりとあらゆることをプランニングして、全てをオーガナイズできたときは達成感がありました。プライベートでも友達同士で集まるパーティーがあると、自然に仕切ることがありますね(笑)。友達も「都内でいいお店はない?」と私を頼ってくれるので、「予算はどれくらい? 人数は?」と相談に乗っています。


――海外のお客さまが来たとき、鉄板で盛り上がる演出はありますか?

やっぱり海外の方の日本のイメージって、サムライや忍者なので、パーティーの最中に忍者ショーをやるんですが、忍者の中に一番偉い方を内緒で混ぜておいて、最後に敵をやっつけて、マスクを取ったらその人だったという演出は鉄板で盛り上がりますね(笑)。海外の方はノリがいいので、「いいね、やろう」と大体協力してくれるんです。食事をしながら、ただショーを見るだけでは楽しくないので、何か出し物があったら、「そこにどんなサプライズを入れられるか?」というのを考えるんです。

海外を知る前に、まず日本の文化や素晴らしさを知ることが大事

――お仕事の上での失敗談はありますか?

たくさんあります! パーティーでお食事を発注するとき、人数を間違えていて、最終確認をしたら半分しか用意できていなかったことがあります。「今、ある食材で何ができますか?」と追加のお料理を考えてもらって、別の店舗からも食材を集めてもらってなんとか間に合ったんですが、そういうこともありました(笑)。お客さまにとって魅力的な会場を用意するのも大事なんですが、お店との関係性もとても重要になります。その失敗もお店との信頼関係があって、お店が協力的だからこそなんとかなったので、人と人の関係づくりが重要だと気付かされますね。


――このお仕事はコミュニケーション力が重要だとお話していましたが、やはり学校での英語もしっかり学んでおいた方がいいですか?

学ぶに越したことはないですけど、やはり学校で学ぶ英語はテストベースなので、「どうしたら海外の方とコミュニケーションが取れるのか?」というところを、学校でももっと教えてあげればいいのになと思っているんです。だから、海外に興味がある人は思い切って留学してみるのもいいと思います。また英語をより深く理解するため、日本語をしっかり勉強することも大事だと思います。
海外の方とお話するとき、「自分の国がどういう国なのか?」「どんな文化を持っているのか?」をお話できるように勉強しておくことも大事だと思います。海外の方に「日本はどういう国なの?」と絶対聞かれると思うので、海外に目を向ける前にまず自分の国のよさや素晴らしさを理解した上で、海外を知るのが重要だと思いますよ。


小学4年生から大学卒業まで、アメリカで過ごした荷宮さん。「日本に帰ってきて、日本人に生まれてよかったと改めて思った」と語り、「外国から来る方に日本のよさをもっと知ってもらいたい」と思ったそうです。まずは自分の国のよさや素晴らしさを理解した上で、海外を知るのが重要だという言葉も、そんな荷宮さんだからこそより強く感じる部分なのでしょうね。

【profile】日本コンベンションサービス株式会社 荷宮万裕美
http://www.convention.co.jp

この記事のテーマ
語学・国際」を解説

外国語を自在に使い、コミュニケーションを図る表現力を実践的に学びます。国際情勢などの知識、情報を収集する好奇心、語学力向上の努力が常に求められます。資格取得を目指すカリキュラムもあります。将来の仕事としては、日本語と外国語を翻訳・通訳することで双方の意志疎通の手伝いをするなど、海外との橋渡しをする職業が考えられます。

「語学・国際」について詳しく見る

この記事で取り上げた
「国際会議コーディネーター」
はこんな仕事です

複数の国から代表者が集う国際会議。たとえば、自治体、大学、企業などが開催するフォーラムやシンポジウム。ほかにコンペティション、学会などが該当する。国際会議コーディネーターは、そのような催しを国内で円滑に開催するために、主催者から依頼を受けて誘致から運営までのサポートを行う。国際会議のコーディネートを専門に引き受ける企業もあり、開催日(期間)、会場の確保、予算管理、企画・進行、参加者へのアポイントメントといった業務を担う。チームワークで業務を進める協調性と、一定の英語能力が求められる。

「国際会議コーディネーター」について詳しく見る