【シゴトを知ろう】国際会議コーディネーター 編

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【シゴトを知ろう】国際会議コーディネーター 編

2017.05.17

提供元:マイナビ進学編集部

【シゴトを知ろう】国際会議コーディネーター 編

各国からの代表者が集う国際会議やシンポジウムといったイベントを円滑に開催するため、誘致から運営までのサポートを行う国際会議コーディネーター。文化の異なるさまざまな国の人が集うため、英語力はもちろんコミュニケーション力の高さも求められるこの仕事について、日本コンベンションサービス株式会社の荷宮万裕美さんにお話を伺いました。

この記事をまとめると

  • 海外と日本の文化の差に、折り合いを付けるのも仕事
  • 高校生の頃の夢が、専門学校時代の経験で変わった
  • 本番では何が起こるか分からない。求められるのは臨機応変な対応力

会議はもちろん、事前のパーティーがどれだけ盛り上がるかも重要

Q1. 仕事概要と一日のスケジュールを教えてください

国際会議やイベントを運営しています。海外のお客さまが日本でイベントを行う際、または日本のお客さまが海外でイベントを行う際のサポートをするのが私たちの仕事です。例えば、国際弁護士の団体が毎年6,000人くらい集まって、さまざまな分野に分かれて会議を行っているのですが、その会議を東京で行う際、当日の会議や終わった後のパーティー、また事前準備が円滑に進むように働いているのが私たちです。また、よくあるのが海外の企業が成績優秀者を日本に招くときにご案内したり、逆に日本の企業が成績優秀者を海外旅行に連れて行くときにご案内する場合もあります。私は営業の仕事をメインでやっているので、国内の企業に「こんなことができますよ」とご提案しています。

<一日のスケジュール>
09:30 出社~メールチェック
10:00 社内打ち合わせ
13:00 ランチ
14:00 お客さまの営業回り
18:00 帰社~社内打ち合わせ
19:00 退社


Q2. 仕事の楽しさ・やりがいは何ですか?

普段はあまり関わることのない、いろんな企業のことを知ることができるのが、一番楽しいですね。社内研修の運営、成績優秀者の旅行などで、その企業が「どういった仕事をして、どういった動きをしているのか?」ということを知って、自分も参加している気分になるので、それはとても楽しいです。また、海外から日本に来られて会議やイベントを開催するときは、会議の会場も重要なんですが、パーティーも重要視されています。大きな会議になると、一番最初に「ウェルカムパーティー」があって、そこでどれだけ盛り上がるかで会議のテンションも全然違うんです。そこで、パーティーを盛り上げるための手法や演出をクライアント(依頼主)と一緒に考えていくのですが、パーティーで出すお料理やワインをテイスティングして一緒に選ぶのも楽しいですし、参加者の方に実際に喜んでいただけたときはとてもうれしいです。


Q3. 仕事で大変なこと・つらいと感じることはありますか?

日本と海外の文化の差がなかなか噛み合わないことですね。例えば、海外のお客さまが「ホテルの宴会場で2時まで踊って騒ぎたい」とおっしゃったことがありました。自国では普通のことなんですが、日本のホテルからは「他のお客さまの迷惑になりますから」と言われてしまいます。そうなったとき、その折り合いを付けるのが私たちの仕事でもあるので、交渉がうまくいかないときは大変です。また、会場の設営から、イベント中のケア、終わった後のパーティーも最後までご一緒して、翌日も早朝から準備することもあるので、単純に体力的に大変なことはあります。もちろん、終わった後の達成感も大きいですけどね。

専門学校時代のホテル研修で「B to B」の楽しさを知った

Q4. どのようなきっかけ・経緯でこの仕事に就きましたか?

私は元々、国際会議コーディネーターの存在を知らなくて、この仕事をする前は旅行関係の仕事をしていました。日本に来る海外の方に向けてツアーを提供する仕事をしていたんですが、専門としていたのがバスやハイヤーといった移動手段の手配だったので、それだけだと少し物足りなくなってしまったんです。そんなときに、国際会議コーディネーターの仕事を紹介され、ご縁があってそのまま入社しました。実際に働いてみたら、ただツアーを作るだけではなく、やることがたくさんあって、大変だけどすごく楽しくてやりがいのある仕事だったので満足しています。


Q5.大学や専門学校では何を学びましたか?

私、元々はホテルで働きたかったんです。接客が好きなので「接客を極めるにはどの職業だろう?」と考えたとき、ホテルだと思い、アメリカの大学で「ホスピタリティ・マネジメント」を専攻していました。卒業後、日本に戻ってホテルの専門学校に入学したのですが、実際にホテルに行って研修をさせてもらったのはいい経験になりましたね。ホテルの営業部署で研修をしたとき、ホテルには個人のお客さまを相手にした「B to C」(*1)だけでなく、企業を相手にした「B to B」(*2)の部分があることを知りました。ホテルが旅行会社に営業をしているところを見て、「『B to B』の仕事の方が楽しいかもしれない」と思ったんです。

勉強以外だと、専門学校時代に日本のいろんなところに旅行に行ったことが、今になってとても役立っています。私は小学4年生のときからアメリカに住んでいたので、海外から来たお客さまに日本での旅行を相談されるとき、自分が日本に帰ってきて行きたかったところや楽しかったところを話すと共感していただけることも多いんです。

*1  B to C:「Business to Consumer」企業が一般消費者を商取引の対象とすること
*2  B to B:「Business to Business」企業が企業を商取引の対象とすること


Q6. 高校生のとき抱いていた夢が、現在の仕事につながっていると感じることはありますか?

高校生の頃はホテルで働きたいと思っていました。現在の仕事に出合えたのは社会人になってからだったのですが、接客・サービスという点ではホテルの仕事と共通するものも多いです。また、ホテルの専門学校時代に「B to B」の仕事に興味をもつことができたので、そのことからも今の仕事につながっていると思います。

予期せぬことが起きたとき、臨機応変に対応できることも重要

Q7. どういう人が国際会議コーディネーターに向いていると思いますか?

想像力のある人ですね。会議やイベントはリハーサルもありますが、本番では何が起こるか分かりません。あらゆるシミュレーションをして、トラブルが起きたときに回避する方法まで想像できる人が向いていると思います。もちろん経験も重要ですし、マニュアルを覚えることも大事ですが、それだけだと見えてこない部分もたくさんあるので、その先まで想像できることが重要なんです。あとはそれでも予期せぬことが起きてしまったとき、臨機応変に対応できること。それと人が好きな人ですね。お客さまだけではなく、チームともいい関係を作る必要があるので、いろんな人とコミュニケーションを取ることが好きで、それを楽しめる人が向いていると思います。


Q8. 高校生に向けたメッセージをお願いします

好きなことがある人はそれに向かって突き進んでください! 私も27、28歳くらいまでこの仕事のことを知らなかったんですが、とても自分に向いている仕事に出合えたと思うし、楽しく仕事ができています。みなさんも好きなことや興味のあることを見つけて、いろんな可能性に挑戦してみてください。


会議の準備や運営だけでなく、各国から来日されたお客さまのサポートやアフターパーティーも手がけている荷宮さん。会議の成功はもちろん、海外からのお客さまに日本を好きになって帰っていただけるように努力をしていることが分かりました。そして、それを「楽しい」と笑顔で言える荷宮さんにとって、この仕事が天職なのかもしれませんね。

【profile】日本コンベンションサービス株式会社 荷宮万裕美
http://www.convention.co.jp

この記事のテーマ
語学・国際」を解説

外国語を自在に使い、コミュニケーションを図る表現力を実践的に学びます。国際情勢などの知識、情報を収集する好奇心、語学力向上の努力が常に求められます。資格取得を目指すカリキュラムもあります。将来の仕事としては、日本語と外国語を翻訳・通訳することで双方の意志疎通の手伝いをするなど、海外との橋渡しをする職業が考えられます。

「語学・国際」について詳しく見る

この記事で取り上げた
「国際会議コーディネーター」
はこんな仕事です

複数の国から代表者が集う国際会議。たとえば、自治体、大学、企業などが開催するフォーラムやシンポジウム。ほかにコンペティション、学会などが該当する。国際会議コーディネーターは、そのような催しを国内で円滑に開催するために、主催者から依頼を受けて誘致から運営までのサポートを行う。国際会議のコーディネートを専門に引き受ける企業もあり、開催日(期間)、会場の確保、予算管理、企画・進行、参加者へのアポイントメントといった業務を担う。チームワークで業務を進める協調性と、一定の英語能力が求められる。

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