【シゴトを知ろう】総務・業務編

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【シゴトを知ろう】総務・業務編

2017.01.25

提供元:マイナビ進学編集部

【シゴトを知ろう】総務・業務編

営業部・人事部・広報部・総務部など、会社の中には多くの部署が存在しています。今回は「経営陣や全社員をサポートすること」を目的とした業務を行う「総務部」に注目。食料・繊維・資材をはじめとする幅広い分野において、輸出入や国内取引きなどの事業を行う総合商社「丸紅株式会社」の総務部 池田惇一郎さんにそのお仕事内容などを伺いました。

この記事をまとめると

  • 社内環境を整えることが「総務」のお仕事
  • 「人の話をきちんと聞くこと」が求められる
  • 相手の“真意”を見極めることも大切

細やかな気配りが求められるシーンも

Q1. 「丸紅株式会社」の総務部の業務には、どのようなものがあるのでしょう? また池田さんの一日のスケジュールを教えてください。

「丸紅」の総務部には「不動産管理課」と「総務課」という、2つの課があります。今私は入社してから3年目になるのですが、2年目の1月までは「総務課」、それ以降は「不動産管理課」に所属しています。「不動産管理課」は文字どおり、オフィスビルや社宅・寮といった会社で所有している不動産の管理と運営を行う課。「総務課」は会社内のルールやセキュリティシステムの見直し・社内環境の整備といった、社員が気持ちよく働ける環境を作ることを主な業務としています。

<一日のスケジュール>
8:30 出社
午前中 メールチェック、打ち合わせなど
11:30 昼食
午後 打ち合わせ、書類作成など
19:30 帰宅


Q2. どんな時に仕事のやりがいを感じますか? 

全社員に対して良い環境を公平に提供できていると実感した時です。「丸紅」はもともと東京・竹橋という場所にあったのですが、建物の建て替えのため、2016年8月末頃に現在の建物に引っ越して(仮移転して)きました。その移転プロジェクトに携わらせて頂いたのですが、移転が決定してからの準備期間はわずか5カ月程度。限られた期間中で全社員約3,700名を動かすことは中々刺激的でした。仮移転とはいえども約5年間は過ごすオフィスですので、できる限り各部署からの要望には応え、また公平になるよう一定のルールを考案していきました。結果的に、限られた条件の中で最適な社内環境を作ることができたと思います。


Q3. 総務というお仕事をされるなかで、どんなことが大変だと感じられますか?

時にとても細やかな気配りなどが求められることでしょうか。具体的な例の1つとして、株主総会(※会社の株を所有している人たちを招き、会社の基本的な方針や重要な事項を決定するというもの。その会社の社長や専務といった役員も参加する)を開く時にはその能力が必要になります。「丸紅」では年に1回、ホテルの会場を貸し切って株主総会を開いていますが、事前にモニターや人数分の椅子、株主へのお土産などを用意します。それらすべてを準備するためには入念な段取りが必要でしたし。また登壇した役員がスムーズにスピーチを始められるようマイクの位置を工夫するなど、役員の目線に立って考えることも求められました。

相手の話をきちんと聞く力が必要です

Q4. どのようなきっかけで、現在のお仕事に就かれましたか?

就職活動をしていた最中、「丸紅」にOB訪問し社員の方々と話す機会がありました。その際に出会った社員の人柄がすごく魅力的に感じられたのです。会社全体の雰囲気も良かったので、商社に入るなら絶対に「丸紅」がいいと思っていました。晴れて入社後、研修を経て総務部に配属されることが決まりました。


Q5. 大学に進学する際、どのような学部を選択しましたか? また、なぜその学部を選択しましたか?

総合人間学部を選択致しました。こちらの部は入学後、理系文系問わずかなり幅広い分野から自分の興味ある分野を見つけて、それに打ち込むことが出来るという魅力があった為、選択致しました。


Q6. 高校生のときに経験したどんなことが、現在のお仕事につながっていると思いますか?

昔から人前に立ったり、みんなの意見をまとめたりするのが好きな方でした。また、高校時代は生徒会に入って活動していました。総務部は他部署からの要望を聞き、そしてそれらをまとめて適切な処置をすることが仕事ですが、元々の性格や高校時代に経験した活動が仕事に活きていると思います。


Q7. 総務部のお仕事は、どんな人に向いていると思いますか?

相手の話を落ち着いて聞ける人が向いていると思います。また、要望に対して適切な対処をするためには、「なぜこの要望があったのだろう?」と経緯も考えることが求められます。相手の話を聞きつつ、真意を見極めることが重要だと思います。


Q8. 最後に、これを読んでいる高校生に対して、メッセージをお願いします。

高校時代は自分が少しでも興味があると思ったことに食わず嫌いせず思い切って踏み込み、打ち込んで欲しいと思います。その積極性が社会に出ても非常に生きると思いますし、人生に幅を持たせるきっかけとなると確信しています。


社内の環境が良ければ、社員は日々気持ちよく、そして集中して仕事に取り組むことができます。社内環境の良し悪しは、会社の業績にも大きく関わってくるのではないでしょうか。最良の社内環境を作るべく、日々奮闘する「総務部」の社員たちは、「会社の基盤」とも言える重要な存在だと分かりましたね。

【profile】丸紅株式会社 総務部 池田惇一郎

この記事のテーマ
ビジネス・経営」を解説

法律などの専門知識を学び、文書作成などの技能を磨くほか、資格取得や検定合格を目指すカリキュラムもあります。小売業や不動産売買、経営コンサルタントや税理士など、各ビジネス分野におけるスペシャリストも育成します。国家試験の合格が求められる高度な資格を必要とする仕事もありますが、専門学校の中には受験指導に実績を誇る学校もあります。

「ビジネス・経営」について詳しく見る

この記事で取り上げた
「総務・業務」
はこんな仕事です

他部署と連携を取りながら、会社全体の総合的なサポートを行う仕事。業務は、文房具やパソコンなど必要な備品や機器の購入や、福利厚生制度の整備、防犯・防災対策、入社式・社員旅行などのイベント運営など非常に幅広い。常に社内に目を配り、「最近残業する社員が多いが、どうすれば改善できるか」「コピー用紙の使い過ぎを、どうすれば防げるか」など、業務効率の視点からのアイデアも求められる。社員が快適に働ける環境をつくるために、なくてはならない仕事といえる。

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